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在上海日本国総領事館は市役所的な存在

上海に住み始めて12年を超えたが、長く住んでいても身分が中国人になるわけではないので、時折り日本人としての事務手続きが必要になる場合がある。

そんな時に頼りになるというか、有難い存在なのが在上海日本国総領事館の存在である。

領事館は日本政府の出先機関である上に、その名称から非常に硬いイメージがあって一般市民には縁が遠い存在のような印象を受けるが、実際にはその逆である。

上海にいる邦人にとっては、市役所の市民センターのような存在であり、何かと重宝する機関である。

その第一としてパスポート関連の業務があり、旅行者の紛失の際の緊急対応を行なってくれるほかに、現地在住の邦人の旅券再発行や更新、増補など、通常は日本の各都道府県の旅券事務所で行っている事務を、ここで済ますことが出来る。
よって期限が迫ってきたからと言っていちいち帰国しないでもよいのである。
私はこれまでパスポート紛失時も含めて二度上海でパスポートを更新している。

第二に、各種証明書関連の発行や届け出業務が非常に充実している。
例えば、結婚証明書や出生証明など中国での労働ビザや家族ビザ申請に必要な書類類は領事館で取得することができる。
さらに無犯罪証明書(犯罪経歴証明)の発行・認証、卒業証明書の認証などを受け付けてくれる。
そのほか中国人と結婚する際には重婚を防ぐ意味で独身証明書などが要求されるが、こういった書類は日本の市町村では公式には取り扱いが無い。

しかし、このような証明書類も、この上海の領事館ではローカライズされて発行が可能になっている。
また届けに際しても、結婚届出生届、離婚届に死亡届に至るまで日本の住民票を抜いてしまって移住されてしまっているような場合でも総領事館で手続きができるのである。

これらは通常は市区町村役場で行う届け出であり、その役割を在上海日本国総領事館が担っている。

また国政選挙に限りだが在外投票もここで実施されており、総領事館で投票が実施され日本に帰って地元の自治体に行かなくても日本国民としての権利が行使できる。

最も法律的な理屈を述べれば、そもそも旅券交付や戸籍事務などは国が果たす業務であり、それを法定受託事務(以前の機関委任事務)として都道府県や市区町村などの地方自治体が代行しているだけのため、国の直属機関である在上海日本国総領事館がこの業務を負うのは原点回帰として何ら不思議な事ではないのである。

まさに日本政府直属の日本人のための役所であり、邦人保護の役割も含めて重要な存在である。

ちなみに、総領事館のもう一つ大事な仕事として、訪日中国人のためのビザ発給という仕事がある。

総領事館のホームページによると昨年2017年の年間ビザ発給件数は185万件で、地球全体の日本の在外公館発給の1/3を占める件数となっており、つまり日本の訪日観光客引き入れのための非常に重要な役割を担っている。

東方航空機

以前、本館で取り扱っていたときは「中国人の日本行きビザ申請の現場」で書いたような状況となっていたが、現在は量が増えすぎたため別館で取り扱っているようだ。

まあこの状況を上海在住の日本人の人数が数万人規模であることに比較して考えると、今や在上海日本国総領事館は日本人のための機関というより中国人のための機関としての意味合いが重要になっているのかもしれない。

在上海日本国総領事館のホームページ

上海の役所は複合プリンター機が一人一台与えられている

 先日、会社の業務の都合で上海市の某お役所に手続きに行った時のことである。

 受付時間にお昼休みが有るのは知っていたが、ちょっと早めについてしまい、まだ寒い時期だったので、建物内部で待つことにした。
  私が到着した時は、案の定昼休みで、職員はほとんど席におらず、食事にでかけているようだった。

その役所は最近リニューアルしたばかりで、内装も新しく広々としており、従来の中国のお役所のイメージを覆すようなオープンカウンター形式の事務スペースとなっていた。

 で、そんな人のいない事務スペースが目に入り、かなり驚きの光景を目にした。
 なんと、事務員のデスクスペースの一つ一つに、パソコンと共に各自専用の複合印刷機が設置されていたのである。

上海の某役所のオフィス

 まさかと思い目を凝らしてみたが、やはりそれぞれ単体のプリンターではなくスキャナ付きの複合機なのである。

 なんと贅沢なオフィス待遇であろう。

 日本の一般的な小さな会社であれば、オフィス一つにたった1台の複合機というケースは少なくない。

 もちろん大きい会社であれば部門ごとに1台とかの設置基準で置かれていると思うが、すくなくとも個人オフィスを覗いて、一人1台などという環境を整えているオフィスは見たことがない。

 しかし、この上海のかの役所では一人一台の複合機が整えられたデスクがずらっと並んでいるのである。

 何とも贅沢な光景である。

 しかも中国でも既にペーパーレス化が進んでいる状況であり、プリンター自体の需要が少なくなっているのに、この状況である。
 このような状況は一般の会社での投資効率という面からは過剰としてされてしまうかもしれず、逆に褒められた状況ではないような気もする。

 では、ここでは何故一人一台なのか?

 一つの理由としては公務員としての体裁というか、面子の部分で、職員一人一人に平等な装備を準備するという考え方が基本にあり、その装備の一つが複合機ということになったのかもしれないと考えられる。

 全員に同じ環境を用意し、少なくともプリンターから遠い近いなどで作業効率に差が生じないためという配慮なのかもしれない。

 私の推測が正しければ実に社会主義的な平等主義の発想ということになろう。

 ただ管理という観点から考えれば、不正防止という意味もある可能性がある。

 複数人の共有プリンターだと責任の所在が不明確になり、不正書類の作成や、私的利用が横行する可能性があるが、個人別プリンターでは利用責任が明確になり、不正がしにくい状況になるからである。
 役人の不正浄化を進めている中国の状況から考えると、異様とも言える対策が取られる可能性は有るのである。

 まあいずれにしてもとても恵まれた事務環境を用意されている上海の役所の公務員たちのようである。

ネット時代の賜物、鮮やかな事務連係プレー

 今日の昼間、ある事務手続きの為に役所の窓口へ赴いたのだが、これこれの理由でこういった資料を追加して、提出してくださいと差し戻されてしまった。

 根本的な問題ではなく、その書類をネットに追加アップロードしたらそれでOKだという話だった。

窓口の担当官は丁寧にも手書きで、見本まで書いてくれた。

 まあそれほど深刻な問題ではないものの、書類を作って提出し直しとなると、一旦会社に戻り、書類を作成した後に再び窓口を訪問しなければならず、いかにも面倒である。
 
 そこで今回文明の利器ともいうべき、スマホとWECHAT(微信)を大いに活用した。

 まず当局の担当官が書いてくれた見本文をスマホの写真で撮影し、事務所に待っているスタッフにWECHATで送信した。
 そしてそのスタッフにパソコンで清書してくれるように頼み、5分ほど待っているとスタッフから今度はPDFにて清書された文書がWECHATで送られてきた。
 で、ここからが幸運だったが、役所のすぐそばに印刷屋があった。

カウンターに置かれたモニター上のQRコードをスキャンすると、WECHATのパソコン用画面が立ち上がり、このパソコンと私のスマホのWECHATが繋がった状態になった。
そして私のスマホ上で転送用のアカウントに今受け取ったファイルを転送すると、見事に印刷屋のパソコンで転送したファイルが開ける状態になる。

 WECHATのパソコン用画面のURL
https://wx.qq.com/?&lang=ja_

そして印刷屋の店員がファイルを開いて、そのままプリントアウト処理すると、店のプリンターから今WECHATで送られてきた清書済み資料が印刷されて出て来た。
(ちなみに費用は1元)

 で、その打ち出された資料に手元にあった会社印を押し、再び写真を撮って事務所で待っているスタッフへWECHATで送る。
 そして、それを受け取った事務所のスタッフが、当局サイトへアップロードする。
 これで資料の追加処理があっという間に完了し、再び窓口に行くとOKとなった。

 この間かかったのは15分程度であっただろうか?
 いったん戻ってやり直しすることを考えれば、文明の利器のおかげで大幅な時間節約ができたのである。

 まあ、WECHATのこれらの機能は今までも散々使ってきたので取り立てて新しい技でも何でもなかったのだが、ここまで機能を活用してスムーズに事務の連係プレーがWECHATで出来たことに、改めて感動を覚えた。
 
 便利になったなぁ。

画像はイメージ