仕事のメールはいつ捨てるか?

同じ会社でずっと何年も仕事をしているとどんどんメールが貯まる。

まあ大体は顧みることのない不必要なメールだが、時々掘り返されなければならない時が出てくる。

メールはいろんなことの証拠になりうるものであるし、いつ何時過去に出会った人に連絡を取りたくなるか分からない。

 故に、よほど極端にハードディスクに影響を与える程のメールでない限り基本的に仕事のメールは捨てられない。

 というか幸いにもPCのハードディスクの容量に比べたらメール一通の重さはカスのようなものなので、1kのメールを10万通溜め込んだところで1Gにも達しない。

 この時代100Gとかの単位のハードディスクが当たり前の時代だから、メールだけでハードディスクをいっぱいにするには気の遠くなるような時間がかかる。

 もちろん電子データであるので、物理的容積が増えるわけでもない。

 故にハードディスクの容量から言えばメールの件数に関する問題はほぼ問題にならないといえ、それを理由にしたメール廃棄は必要ないことになる。

 しかしそれにも関らず、仕事のメールでも、いともあっさりと廃棄しているスタッフが時々いる。

 数字の単位が分かってないのか、単に綺麗好きなのか分からないが、用件が過ぎたメールは廃棄するそんな仕事ぶりを見ていると果たして大丈夫なのかとちょっと恐ろしくなる。

 99%はもう活用されないデータかもしれないが、過去のメールが必要とされるときは必ずある。

そんな1%のために、というかもしれないが、その1%が大きな利益を生む可能性があり、その1%が無いために信用を失ったり裁判に証拠不足で負ける場合もある。

 日本にいたときの会社では紙データでの保管の場合は容量的な限界があるため必要保管年限が定められていたが、どんなにあまり重要でない書類であっても最低でも1年程度の保管年限が定められており、書類やデータを保全することは仕事の基本であった。

 逆に言うとメールをあっさり捨てる人は過去の仕事を掘り返される恐さを知らない、仕事の基本が分かっていないような人のような気がする。

 あるいは証拠隠滅のためのわざと消すという理由も考えられるが、証拠がなくなってしまっては本来勝てる裁判も勝てなくなるのでとてもプラスとは思えない。

 やはり仕事のメールは可能な限り捨てないほうがいい。



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