日本では散々当たり前のように使いこなしていたExcelだが、上海に来てから使う機会がめっきり減った。
確かに日本の会社での業務は800人からの社員のデータを扱うような仕事をしていたので何千件というデータを日々非定型に処理するのにExcelの利用は必須だった。
しかし、上海に来て以降、仕事が変わったこともあるが、社内でExcelを共有することがなくなったのも私自身がExcelを使わなくなった一つの要因ではある。
いや正確に言うと皆使ってはいるのだが、作表するだけのワープロとしてExcelを使っているのだ。
図表は作るが定型的な業務を省力化するための計算ツールとしてはあまり使われていない。
縦横合計の計算くらいは埋め込んでいるようだが、それ以上の式を埋め込んでいる人はほとんどいないのである。
で肝心な計算はどうしているのかというと電卓を叩いて計算しているといった有様である。
これはとても勿体ないことである。
なぜ彼らはExcelもっと活用できないのだろうと不思議になった。
Excelはご存知の通り、かなり複雑な条件式や計算式を組み込みつつ、簡易データベースとしても利用できる非常に汎用性の高いソフトである。
一アプリケーションという位置付けに留まらず、現在のパソコンを使った業務の必須ソフトといっても過言ではない。
確かにExcelの計算式は慣れない人にとっては一見複雑そうに見えるかも知れないが、少なくとも電卓を叩いて計算できるような内容なら、何の苦もなく対応でき、それほど複雑な計算式にはならない。
そしてひとつの雛形を作ってしまえば毎月、毎週、毎日、毎案件ごとに使用でき、繰り返し作業というものを省力できるのだ。
そういった繰り返し作業は日々の業務の中で非常に無駄な部分であり、できる限り省力化するのが業務改善である。最初の取っ掛かりは面倒くさいかもしれないが、一度作ってしまえば後々楽ができる。それがパソコンを使った業務の最大の利点である。
しかしながらまだ中々浸透しないのが現状である。彼らを見ていると、最初の面倒くささの壁がどうやらまだ高いらしい。しかも分からないことに対する拒否反応がものすごく高い。
また、定型化して合理化するという発想がまだ足りない。
故に私の周囲にExcelの便利な使い方を教えるのに日々苦心している。もちろん中国語で、、、Excelの中国語メニューがまだ全部理解できず日々苦戦中ではあるが、これも最初の取っ掛かりであるゆえ仕方ない。
今後計算機を使わせないようにするためにも日々格闘が続く。
